当员工离职时，妥善处理其电子邮件数据是一项重要的工作。以下是进行邮件数据转移的一些步骤和注意事项：

制定政策：在员工离职前，应确保公司内部有关于离职员工邮件数据处理的相关政策或流程。这包括哪些数据需要保存、如何保存以及谁有权访问这些数据等规定。

备份数据：在员工正式离职前，对离职员工的邮箱进行全面备份。可以使用邮件服务器自带的备份功能，或者使用第三方工具进行备份。

分配权限：确定哪些同事或部门负责人需要访问离职员工的邮件数据，并给予相应的权限。通常情况下，接替离职员工工作的同事会获得这些权限。

转移邮件：将离职员工的重要邮件（如客户往来邮件、项目相关邮件等）转移到接替者的邮箱中，确保工作的连续性。

通知客户及合作伙伴：如果有需要，向客户的联系人或合作伙伴发送邮件，告知他们原联系人的离职情况，并提供新的联系信息。

更改自动回复：设置离职员工邮箱的自动回复消息，告知发件人原联系人已离职，并提供新的联系信息。

关闭邮箱：在确保所有必要的邮件都已经转移或备份之后，可以关闭离职员工的邮箱账户。但在关闭前，务必再次检查是否有遗漏的重要邮件。

数据销毁：在某些情况下，根据公司的隐私政策和法律法规的要求，可能需要彻底销毁离职员工的数据，确保个人隐私得到保护。

法律遵从：在处理离职员工的邮件数据时，要确保遵守相关的法律法规要求，特别是在数据保护和隐私方面。

文档记录：做好整个过程的文档记录，包括转移的邮件列表、权限变更记录等，以便日后查阅。

通过上述步骤，可以有效地处理离职员工的邮件数据，确保公司业务的连续性和合规性。需要注意的是，每个组织的具体情况可能不同，因此在处理此类事务时，应当结合自身实际情况灵活调整。